1. Qui est responsable de quoi
Votre agence reste responsable de traitement des données de ses clients. Elle décide de ce qui est collecté, pourquoi, et pour combien de temps. Tramontane intervient en sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : nous traitons ces données uniquement sur votre instruction et uniquement pour les finalités que nous avons écrites ensemble.
Cette répartition est formalisée par écrit avant toute mise en service, dans un contrat de sous-traitance annexé au contrat d'installation.
2. Aucune base parallèle
Nous ne constituons pas de base de données à côté de la vôtre. Les automatisations que nous installons travaillent sur vos outils et vos accès, et les données restent dans votre logiciel métier et dans vos systèmes. Nous n'exportons pas votre fichier acquéreurs, nous ne dupliquons pas votre portefeuille de mandats.
3. Registre des traitements confiés
Avant chaque mise en service, nous documentons par écrit : quelle donnée est traitée, par quelle automatisation ou quel agent, pour quelle finalité, et pendant combien de temps elle transite. Ce document vous appartient et alimente directement votre propre registre des traitements.
4. Sous-traitants ultérieurs
Certaines briques que nous installons s'appuient sur des fournisseurs tiers, notamment pour les modèles de langage. Nous vous communiquons la liste nominative de ces fournisseurs avant la mise en service, ainsi que la localisation du traitement. Aucun fournisseur n'est ajouté en cours de mandat sans votre accord écrit préalable.
Lorsqu'un transfert hors Union européenne est nécessaire, il est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
5. Ce que nous n'utilisons pas vos données à faire
Les données de vos clients ne servent jamais à entraîner un modèle, ne sont jamais réutilisées pour un autre client de Tramontane, et ne sont jamais cédées, vendues ni louées à un tiers. Nous exigeons contractuellement la même chose de nos fournisseurs.
6. Minimisation
Une automatisation ne reçoit que les champs dont elle a besoin. Un agent qui rédige une annonce n'a pas accès aux coordonnées bancaires d'un locataire. Cette restriction est définie au cadrage et vérifiée avant la mise en service.
7. Un humain à la fin du circuit
Aucune décision produisant un effet juridique ou significatif sur une personne n'est prise par une machine seule. Les textes produits par nos agents sont relus et validés par un membre de votre équipe avant diffusion ou envoi. Une candidature locataire n'est jamais écartée automatiquement.
8. Sécurité technique
Les accès que vous nous confiez sont nominatifs, limités au périmètre installé, et révocables à tout moment. Les échanges entre vos outils et les briques que nous installons sont chiffrés en transit. Nos accès sont supprimés à la fin du mandat, et nous vous le confirmons par écrit.
9. Fin de mandat
À la fin du mandat, les automatisations restent en place et continuent de fonctionner chez vous. Nous supprimons nos accès et toute donnée technique résiduelle sous 30 jours, et nous vous remettons la documentation de ce qui a été installé.
10. Droits des personnes concernées
Les demandes d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité s'exercent auprès de votre agence, responsable de traitement. Nous nous engageons à vous assister pour y répondre dans les délais légaux. Le détail des droits figure dans notre Politique de confidentialité.