Vos négociateurs passent leurs journées à rédiger des annonces, les saisir dans votre logiciel, écrire des comptes-rendus de visite et réclamer des pièces manquantes. Nous automatisons ces tâches. Vos négociateurs récupèrent ces heures et les passent sur la pige, les estimations et les visites.
Pour qui
Nous travaillons avec des agences de transaction de cinq à quarante collaborateurs, indépendantes ou en petit réseau, en France. Si vous reconnaissez votre agence dans l'une de ces quatre situations, nous savons quoi automatiser.
Rédiger l'annonce, la saisir dans le logiciel, la diffuser sur les portails, écrire le compte-rendu après chaque visite. Vos meilleurs commerciaux terminent leurs journées devant un clavier au lieu d'être sur le terrain.
La pige, les rappels de prospects, la permanence. L'activité qui remplit votre portefeuille est celle que votre équipe repousse en fin de semaine, quand il reste du temps.
Chaque lundi, vous reconstituez à la main un tableau de suivi que personne ne met à jour. Pendant ce temps, vous n'êtes ni sur les estimations difficiles, ni sur les mandats à forte valeur.
Dossiers locataires, relances de pièces, quittances, régularisations de charges, relances d'impayés. Des tâches répétitives qui ne demandent aucune décision et qui occupent vos gestionnaires à plein temps.
La méthode
Collaborateurs
Nous automatisons la rédaction et la saisie des annonces, leur diffusion sur les portails, les comptes-rendus de visite et la constitution des dossiers. Les documents sont produits à partir des informations que votre agence détient déjà. Votre négociateur relit, corrige et valide. Il ne saisit plus.
Portefeuille
Nous automatisons le rapprochement entre un bien entrant et votre fichier acquéreurs, les relances après visite, les points avec le vendeur et les demandes de pièces manquantes. Ces actions se déclenchent au bon moment, sans que personne ait à y penser. Votre équipe n'intervient que lorsqu'une décision est nécessaire.
Direction
Nous vous livrons un centre de contrôle, une application où vous retrouvez toute l'activité de l'agence au même endroit. Mandats rentrés, visites réalisées, offres en cours, dossiers bloqués, heures gagnées par agent. Ces chiffres se consolident automatiquement, point de vente par point de vente. Vous consultez votre tableau de suivi au lieu de le fabriquer.
Le déroulé
Nous passons une semaine dans votre agence. Nous suivons vos négociateurs, nous relevons chaque tâche répétitive et nous listons les outils sur lesquels nous devrons nous connecter. Nous en sortons la liste des tâches à automatiser, chiffrée en heures par semaine.
Nous vous présentons le plan et nous le revoyons ensemble avant d'écrire la moindre ligne. Chaque agent y est décrit par son nom, ce qu'il fait, qui l'utilise et dans quelle situation. Nous y indiquons le temps gagné estimé pour chaque opération.
Nous construisons les agents, nous les connectons à votre logiciel métier et aux outils que vous utilisez déjà, et nous les intégrons à vos procédures. Nous avançons par jalons, avec une date par jalon. Rien à migrer, rien à réapprendre.
Vous recevez les automatisations en fonctionnement, vos agents connectés à votre environnement de travail, et votre centre de contrôle. Nous restons pendant la prise en main, nous formons chaque personne sur son poste et nous corrigeons ce qui bloque.
Ce que nous ne faisons pas. Nous ne remplaçons pas votre logiciel de transaction et nous ne vendons pas de licence. Nous ne construisons rien qui vous oblige à changer de fournisseur. Et nous refusons les missions dont l'objectif est de supprimer un poste.
Qui nous sommes
Nous travaillons dans le fonctionnement quotidien de votre agence, nous construisons ce qui manque autour de vos outils actuels, et nous restons jusqu'à ce que votre équipe s'en serve.
Notre travail se mesure à une seule chose, le nombre d'heures que votre équipe ne passe plus sur des tâches répétitives.
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Non, et c'est même le contraire de notre travail. Hektor, Apimo, Netty, Adapt Immo, ImmoFacile, votre logiciel de transaction reste en place et reste votre référence. Nous construisons autour de lui. Un logiciel métier gère très bien ce pour quoi il a été conçu, à savoir votre portefeuille, vos mandats, votre fichier acquéreurs. Ce qu'il ne fait pas, c'est produire une annonce, écrire un compte-rendu, relancer au bon moment, ou consolider une vue d'activité. C'est exactement là que nous intervenons. Aucune migration, aucune reprise de données, aucun changement d'habitude imposé à votre équipe.
Ce n'est pas ce que nous vendons, et nous refusons les missions posées dans ce sens. Une agence qui perd un négociateur ne rentre pas plus de mandats, elle en rentre moins. Notre travail consiste à rendre des heures à des gens qui savent quoi en faire. Un négociateur qui ne saisit plus ses annonces ne devient pas superflu, il redevient disponible pour la pige, les estimations et les visites. Un responsable d'agence qui ne fabrique plus son tableau de suivi retourne sur le terrain. La promesse porte sur l'usage du temps, pas sur la taille de l'équipe.
Si le texte est produit sans matière et sans relecture, oui, cela se voit immédiatement. C'est pourquoi nous ne branchons jamais un agent sur du vide. Il travaille à partir de ce que votre agence détient déjà, le mandat, les caractéristiques du bien, les photos, vos notes de visite, et à partir de la façon dont votre agence écrit habituellement. Nous calibrons sur vos annonces existantes avant la première mise en service. Et le circuit se termine toujours par un humain : votre négociateur relit et valide avant diffusion. Il gagne le temps de la rédaction et de la saisie, il garde la main sur ce qui sort au nom de l'agence.
C'est la question qui décide de la réussite d'une installation, bien plus que la technique elle-même. Nous partons du principe qu'une automatisation que personne n'utilise n'existe pas. Concrètement, nous installons dans les outils que votre équipe ouvre déjà, sans nouvel écran à apprendre quand c'est possible. Nous restons pendant la phase d'adoption, nous formons chaque personne concernée sur son propre poste, et nous corrigeons ce qui coince pendant qu'elle s'en sert. Nous préférons installer moins de choses et qu'elles servent, plutôt que d'installer un dispositif complet que l'agence contourne au bout de trois semaines.
La semaine de cadrage sert à mesurer, pas à installer. Nous en ressortons avec la liste des tâches à sortir des mains de votre équipe et le nombre d'heures que chacune représente par semaine. L'installation vient ensuite, par ordre d'impact, en commençant par ce qui pèse le plus lourd dans la semaine de vos négociateurs. Nous ne branchons pas tout en même temps, précisément pour que chaque brique soit adoptée avant qu'on passe à la suivante. Le rythme exact dépend du périmètre retenu au cadrage, et nous l'annonçons à ce moment-là, pas avant.
Elles restent les vôtres et elles restent chez vous. Nous travaillons sur vos outils et vos accès, nous ne constituons pas de base parallèle, et nous ne cédons aucune donnée à un tiers. Le traitement respecte le cadre européen : finalité documentée, durée de conservation définie, droit d'accès et de suppression exerçables. Les mandats, les coordonnées de vos vendeurs, de vos acquéreurs et de vos locataires ne servent qu'à votre agence et qu'à l'usage pour lequel elles ont été collectées. Nous documentons par écrit, avant la mise en service, ce qui est traité, par quel agent, et pour quoi faire.
Le montant dépend du périmètre que nous retenons ensemble au cadrage. Une agence de sept personnes en transaction pure et un réseau de six points de vente qui porte aussi de la gestion locative ne représentent pas le même chantier, ni le même nombre de tâches à reprendre. Le nombre d'outils déjà en place et leur ouverture jouent également, parce qu'un logiciel métier fermé demande plus de travail pour s'y brancher proprement. Le montant est partagé en proposition de mandat, après l'appel de découverte et après le cadrage, quand nous savons précisément ce que nous installons.
Oui, et c'est souvent là que le gain est le plus net. La gestion locative concentre des tâches mécaniques et répétitives qui ne demandent aucun arbitrage : constitution des dossiers locataires, relance des pièces manquantes, quittances, révisions de loyer, régularisations de charges, relances d'impayés selon un calendrier fixe. Ce sont des tâches régulières et prévisibles, donc faciles à automatiser. Nous intervenons sur ces séquences, et nous laissons à vos gestionnaires ce qui demande un jugement, notamment les situations conflictuelles et les arbitrages avec le bailleur.
La plupart des agences que nous rencontrons ont essayé un outil générique, seul, sans lien avec leur logiciel métier ni avec leur façon de travailler. Le résultat habituel, c'est un abonnement que trois personnes ouvrent le premier mois et que plus personne n'ouvre le troisième. La différence tient à trois choses. Nous partons de vos tâches réelles observées sur une semaine, pas d'un catalogue de fonctionnalités. Nous branchons sur vos outils existants au lieu d'ajouter un écran de plus. Et nous restons pendant l'adoption, parce que c'est là que ces projets meurent, pas à l'installation.
Engagement
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Ce à quoi vous attendre